Faktura zaliczkowa i końcowa – jak je wystawić i rozliczyć VAT?
Faktura zaliczkowa pojawia się wszędzie tam, gdzie klient płaci z góry: przy zamówieniach na wymiar, remontach, projektach czy usługach rozłożonych w czasie. Wystawienie jej w złym terminie albo źle rozliczona faktura końcowa kończą się zwykle korektami i pytaniami od klienta. Poniżej opisujemy, kiedy powstaje obowiązek podatkowy, co powinno znaleźć się na dokumentach i jak wygląda rozliczenie na liczbach.
Kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową?
Fakturę zaliczkową wystawia się, gdy przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi wpłynęła zapłata, nawet częściowa. Zaliczka to wpłata na poczet konkretnej, znanej transakcji. Przedpłata na bliżej nieokreślone zakupy w przyszłości to inna sytuacja i wymaga osobnej oceny.
Z chwilą otrzymania pieniędzy powstaje obowiązek podatkowy w VAT, i to on wyznacza termin dokumentu. Fakturę zaliczkową trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłynęła zaliczka. Jeśli klient zapłacił 28 marca, dokument musi powstać do 15 kwietnia. Można to zrobić wcześniej, ale na ogół nie ma ku temu powodu, a często klient sam prosi o fakturę, żeby udokumentować wydatek.
Nie należy mylić jej z fakturą pro forma. Pro forma to oferta cenowa lub potwierdzenie zamówienia, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy i nie tworzy obowiązku podatkowego ani prawa do odliczenia VAT. Wystawiamy ją, żeby klient mógł zrobić przelew, a dopiero po wpłacie powstaje właściwa faktura zaliczkowa.
Podatnicy zwolnieni z VAT nie wystawiają faktur zaliczkowych, bo taki dokument wywołuje skutki wyłącznie w VAT. Po realizacji zamówienia wystawiają zwykłą fakturę bez podatku, z podstawą zwolnienia. Dotyczy to też częściowo wpłaconych kwot: jedna faktura na końcu, z informacją o wcześniejszych wpłatach w opisie.
Faktura zaliczkowa wzór: jakie elementy powinna zawierać?
Dokument zaliczkowy zawiera te same podstawowe dane co każda faktura VAT (strony transakcji, NIP-y, numer, data wystawienia), a do tego informacje wynikające z samej zaliczki. Ogólnych zasad wystawiania faktur nie powtarzamy, skupiamy się na tym, co jest specyficzne dla zaliczki.
| Element | Co wpisać |
|---|---|
| Nazwa towaru lub usługi | Opis przyszłej transakcji, na którą wpłacono zaliczkę |
| Data otrzymania zapłaty | Dzień wpływu środków, gdy różni się od daty wystawienia |
| Kwota zaliczki | Faktycznie otrzymana kwota, nie wartość całego zamówienia |
| Stawka VAT i kwota podatku | Wyliczone z kwoty zaliczki (od kwoty brutto metodą „w stu”) |
| Sposób oznaczenia | Wyraźne wskazanie, że to faktura zaliczkowa, np. w nazwie dokumentu |
Przy szukaniu gotowego wzoru warto pamiętać, że programy do fakturowania mają zwykle osobny typ dokumentu „faktura zaliczkowa”. Korzystanie z niego jest bezpieczniejsze niż przerabianie zwykłej faktury, bo system sam powiąże zaliczkę z późniejszą fakturą końcową.
Gdy zaliczka dotyczy towarów lub usług objętych różnymi stawkami VAT, najczęściej trzeba rozbić ją proporcjonalnie na poszczególne stawki. Jeśli zaliczka obejmuje tylko część zamówienia, na dokumencie wskazujemy, której części dotyczy.
Faktura zaliczkowa a VAT: jak ją zaksięgować?
Faktura zaliczkowa jest ujmowana w rejestrze VAT sprzedaży za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy, czyli w dniu wpłaty. W praktyce trafia do ewidencji sprzedaży w JPK_V7 za miesiąc (lub kwartał, przy rozliczeniu kwartalnym), w którym wpłynęły pieniądze. Sprzedawca odprowadza VAT od zaliczki, mimo że towar jeszcze nie został wydany.
Nabywca będący czynnym podatnikiem VAT może odliczyć podatek z faktury zaliczkowej, o ile zakup będzie służył działalności opodatkowanej. Nie musi czekać na dokument końcowy. Prawo do odliczenia powstaje w zasadzie w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał fakturę, jednak szczegóły zależą od daty jej otrzymania i warto je potwierdzić z księgowym.
Księgowanie w praktyce wygląda tak:
- Sprzedawca, rejestr VAT: faktura zaliczkowa trafia do ewidencji sprzedaży z datą obowiązku podatkowego równą dacie wpłaty.
- Sprzedawca, KPiR: zaliczka co do zasady nie jest od razu przychodem w podatku dochodowym, ale zasady zależą od formy opodatkowania i sposobu rozliczania.
- Nabywca, rejestr VAT: faktura zaliczkowa trafia do ewidencji zakupów, jeśli przysługuje odliczenie.
- Nabywca, koszty: wydatek staje się kosztem zwykle dopiero po otrzymaniu towaru lub usługi i fakturze końcowej.
Różnica między VAT a podatkiem dochodowym to częsty powód pomyłek. W VAT liczy się wpłata, w dochodowym zwykle realizacja transakcji. Dlatego księgowanie faktury zaliczkowej w KPiR warto uzgodnić z osobą, która prowadzi księgi, zanim pojawią się pierwsze zaliczki.
Faktura końcowa do faktury zaliczkowej: jak rozliczyć wpłaconą zaliczkę?
Faktura końcowa wystawiana jest po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi i rozlicza wszystkie wcześniej wpłacone zaliczki. Powinna zawierać numery faktur zaliczkowych, pełną wartość transakcji oraz kwotę, która pozostała do zapłaty. Prezentuje całą sprzedaż, a następnie odlicza od niej to, co już zostało zafakturowane.
Spójrzmy na wymyślony przykład. Firma remontowa wykonuje usługę o wartości 20 000 zł netto, stawka VAT 23%. Klient wpłacił zaliczkę 7 380 zł brutto, czyli 6 000 zł netto i 1 380 zł VAT.
| Pozycja | Netto | VAT 23% | Brutto |
|---|---|---|---|
| Wartość całej usługi | 20 000 zł | 4 600 zł | 24 600 zł |
| Odliczona zaliczka (faktura zaliczkowa nr 1) | 6 000 zł | 1 380 zł | 7 380 zł |
| Pozostało do rozliczenia | 14 000 zł | 3 220 zł | 17 220 zł |
Klient dopłaca 17 220 zł. VAT w wysokości 1 380 zł sprzedawca rozliczył już wcześniej, przy zaliczce, więc w rozliczeniu za miesiąc wystawienia faktury końcowej ujmuje tylko 3 220 zł. Jeśli zaliczek było kilka, każdą wymienia się osobno z numerem i kwotami.
Zdarza się, że zaliczka przewyższa wartość końcową, np. po zmianie zakresu prac. Wtedy faktura końcowa może wykazać nadpłatę do zwrotu, a jeśli transakcja nie dochodzi do skutku, wystawia się korektę faktury zaliczkowej i zwraca pieniądze.
Jakie błędy popełnia się najczęściej i kiedy zapytać księgowego?
Większość problemów wynika z pośpiechu przy pierwszej zaliczce albo z niedopasowania procesu sprzedaży do fakturowania. Poniższe pomyłki powtarzają się najczęściej.
- Spóźniona faktura: dokument powstaje po 15. dniu miesiąca następującego po wpłacie, bo ktoś czekał na realizację zamówienia.
- Pominięcie zaliczki na końcu: faktura końcowa opiewa na pełną kwotę, bez numerów i kwot wcześniejszych faktur, przez co klient płaci dwa razy albo VAT jest zawyżony.
- Faktura pro forma traktowana jak zaliczkowa: pro forma nie tworzy obowiązku podatkowego, a niektórzy księgują ją jak zwykły dokument sprzedaży.
- Zła stawka VAT: zaliczka rozliczona według stawki, która nie zgadza się z późniejszą dostawą, co wymusza korektę.
- Zaliczka u podatnika zwolnionego: wystawienie faktury zaliczkowej z VAT mimo zwolnienia, co może skutkować obowiązkiem zapłaty wykazanego podatku.
Z tych sytuacji łatwo wyjść, o ile reagujemy od razu. Błędną fakturę zaliczkową poprawia się korektą, a pominiętą zaliczkę uwzględnia w korekcie faktury końcowej. Im wcześniej błąd wyjdzie na jaw, tym mniej zamieszania w ewidencji i JPK_V7.
Do księgowego warto zwrócić się przed pierwszą zaliczką, a nie po fakcie. Dotyczy to zwłaszcza transakcji ze stawkami mieszanymi, z zagranicznymi kontrahentami, przy zmianie formy opodatkowania w trakcie zlecenia oraz przy zwrocie zaliczki. Przepisy i ich interpretacje się zmieniają, więc ten tekst ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady podatkowej.
